整理・整頓・清掃・清潔・躾（５Ｓ）のストーリー

全ての経営は「５Ｓ」に通じるといっても過言ではありません。

経営者の皆様においてもその重要性は十分承知しているところでしょう。

しかし、これは社員全員が共有すべきものです。

社員の中には「５Ｓ」といってもその中身はなんだったけ？ということも多々ありま

す。

そこで「５Ｓ」においてストーリー化して、その重要性と内容を把握することをお勧

めします。


人が物を処分する際に、「必要なもの」と「不必要なもの」を「整理」する必要が

あります。


次に、その「整理」されたものを効率よく利用するためには「整頓」することが必要

です。


「清掃」は「整理」「整頓」された後に、綺麗にすることです。


「清潔」とは、その綺麗になった状態を維持すことです。


その「清潔」な状態は、それにかかわる人が重要でそれが「躾」となります。


よって「整理」→「整頓」→「清掃」→「清潔」→「躾」という循環が成立します。


ここで初めて、仕事をするという環境が整うわけです。


物事はストーリー化し、咀嚼すると浸透していきます。


それでは・・・


  

目的達成のためのTO DO リスト

中小企業のコンサルティングで、その会社の会議にオブザーバーとして参加すること

がります。


１つ気になることがあります。


会議の内容に関して、ある事項が議して決定したとします。当然、責任者が決まり、

デットライン（納期が決まります。）

そして、会議は終了します。

殆どの会社がここまでです。


結果的に、その決定事項が様々な理由で実現されず消滅していることが多々ありま

す。


悪いことに、これがいつしか習慣化してしまい、そういう会社になっていってしまい

ます。


では何故そのなってしまうのか？


それはマネジメント（経営者）による進捗状況の確認と共有化が欠落しているためで

す。


対策としては、マネジメント（経営者）が必ず定期的にその進捗状況を確認しその必

要性を知らしめる必要があります。

また、工程管理を社内で「見える化」し共有化出来れば、モニタリング機能が働きま

す。

最後に、何が何でも途中消滅を許さないカルチャーを作ることです。


実行ツールとしての「TODOリスト」は、有料から無料のものまで数々ありますが、お

すすめがグーグルＧメールに付加されている「TODOリスト」が利用しやすいと思いま

す（無料）。


工程管理表（ガントチャート）は、エクセルで自社専用のものを作成すればよいでし

ょう。



結果的に重要なことは、マネジメント（経営者）と管理者及びワーカーが情報を共有

化し、コミュニケーションを図ることによって、目標は達成されます。


それでは・・・
  

請求書の電子化

事務処理でメインとなる作業は、明らかに「請求書」に関する業務です。

この「請求書」に関する業務を作成側と受け手側に分解し考えてみましょう。


「請求書」の作成側について以下のとおりです。

・売上伝票の漏れはないか確かめる。

・締日における最終入金を確かめる（締日の銀行取引又は現金、手形の回収）

・請求書を締め、作成作業にかかる。

・請求書の郵送準備をする。

・請求書を郵送する（ポストに投函又は郵便局へ出向く）

・請求書の控えをファイリングする（売上台帳も締める）

最低でも、５段階の作業が発生します。


次に「請求書」の受け取り側については以下のとおりです。

・請求書と納品書を照合する。

・照合確認後、支払処理の手続きをする。

・請求書をファイリングする（仕入台帳も締める）

最低でも、３段階の作業が発生します。



この作成側と受け手側には物理的な距離が通常発生しています。

現状では、物流コスト（郵便切手、宅配便等）の負担と時間が必要になります。


今後、考えられることは、作成側と受け手側の接点を電子化するということです。


具体的には、電子化した請求書をインターネットを利用し即時に渡し、作成側の電子

データと受けと側の電子データをマッチングすれば、数秒で処理が完了します。


また「請求書」の保存に関しても、電子媒体で保存すれば、保存コスト及び検索コス

トは激減します。


しかし、これには越えなければならないハードルも存在します。


電子データは書き換えが容易であり、その痕跡が残りません。よって、その書類の真

正性に関して、作成者の署名や時間の立証が必要になります。


また税制においても、現状は紙での保存が原則となっているため、税制の改正が必要

になります。


しかし、コスト及び環境の面において、今後は電子化という流れを止めることはでき

ないでしょう。

それでは・・・
  

クラウドが中小企業の事務処理を変える！

10年ほど前に事務所とクライアント及び自宅を回線で結び、いつでもどこでもタイ

ムリーに事務処理が可能な方法を考えていました。


結局、「技術的」「コスト」「セキュリティー」「処理スピード」「パッケージソフ

トの対応能力」のどれをとっても問題が山積みでした。


しかし、数年前からのSAAS（ソフトウエアアズアサービス）や、最近のクラウドコン

ピューティングによってそれが実現可能となりました。


よって当社においては、出産後の育児のため出勤できない女子事務員についても在宅

勤務を実施しています。


その他にも、いろいろな意味で働き方が変わってきました。

私は、毎朝5時に起床し本やメルマガを読んでいますが、その時に仕事上で気になった

ことが発生した場合に早朝でもすぐ対応できます。


結果的に、クライアントに対して迅速に対応でき、それが差別化に繋がっていきま

す。


また自分にとっても、常に先行して行動可能となったためストレスフリーの状態を維

持できます。


今の体制は当社及びそこで働く個人にとってデメリットもありますがメリットの方が

遥かにかに多い状況です。


間違いなく言えることは、もう前の状態には戻れないということです。


皆さんも、一度体感してはいかがでしょう。

是非お勧めします。

それでは・・・

  

「情報」が我々に与えてくれるもの

日常の業務において情報は必須です。

「情報」をWikiで調べると「広義の情報（じょうほう、英 Information）は、人の判

断・意思を左右・決定させるすべての事象である。 」と記載されています。


ということは、「情報の品質」「情報のタイミング」「情報の量」等によってその時

の判断は変わっていくということです。


同じ会社に勤めていても情報の収集方法や情報に対する意識は人それぞれです。

上記の３つにパラメータにおいてもその感応度は人によって違います。


今後は情報に対するスキルを磨く必要があります。


ただ闇雲に情報に接すると迷子になってしまうことさえあります。

自分はどこに行きたいか、誰に聞いても分かりません。


一番簡単な方法は、具体的なアウトプットを設定し、情報を集め、自分なりに検証

し、創造することです。


インターネットを利用すれば、過去の情報は集められますが、未来を決定するものは

ありません。


「創造」と「熱意」だけが未来を創り出します。


さあ、今日から情報技術を駆使して、自分の中に眠る「創造」と「熱意」を呼び起こ

しましょう！



それでは・・・

  

経費削減にはしがらみを断ち切ることが重要！

最近、発表される経済指標は底打ちしたものもあるますが、過去の状況に戻るにはま

だまだ時間が必要です。

当面２〜３年はＬ字型の「底ばい景気」が続くことでしょう。

こんな時期は、まず経費削減が真っ先に来ますが、どこから手をつけるべきかという

問題があります。

やはり、人件費より間接費（人件費以外の一般管理費）ということになります。

この間接費は、今まで好調であった企業ほど水膨れしています。

削減効果は以外に大きいということです。

しかし、実際に取り組もうとすると経済合理性以外の問題があります。

例えば、取引業者と価格交渉する場合にも、社長の知り合いであるとか、販売先であ

るとかいう理由で割高な商品・サービスを購入し続けるケースも多々あります。


また、従来の事務処理の流れを変えることによって、自社内だけで経費を削減するこ

とも可能です。

しかし、これも過去からのしがらみに（一部の人の既得権益）によって進まない場合

が散見されます。


そういえば、以前日産がカルロスゴーンによってＶ字回復したのも、日本独特の「し

がらみ」を断ち切ったという要因がおおきいと思われます。


未曾有の時代を乗り切るキーワードは「当然のことを当然に行う」に集約されます。


それでは・・・
  

スキャナーの利用について

最近、スキャナーが進化しています。

ＯＣＲ処理はもちろんのこと、キーワード自動付与やセキュリティー対策も・・・


中小企業においてコピー複合機（コピー・ＦＡＸ・スキャナー）を利用するところが

増えています。

その理由は、事務機であるコピーはリースが多く、３〜４年毎にリース金額は同額で

新機種へ入れ替わるからです。


機種の種類はは殆どがコピー複合機です。事務所の真中に位置し、書類の関所のよう

な状況です（書類をＦＡＸで送信・受信）。また、プリンターとしての役目も健在で

す。


一番利用頻度の低い機能がスキャナーです。

しかし、実のところ事務生産性向上のポイントはこの「スキャナー」にあります。

理由は、「紙」媒体を「スキャナー」を利用してＰＤＦに変換することによって様々

な利用法方法が考えれれるからです。


例えば、集めた情報（雑誌、ＷＥＢ、メール等）を全てＰＤＦにして共有化し保存し

ます。

その時に、そのＰＤＦにＯＣＲ処理をしてテキストを貼り付けます。（キーワードを

自動的に付与する仕組みもあります。）

具体的には、画像になっているＰＤＦをテキスト形式に変換するわけです。

このときに当然キーワードがそのＰＤＦに埋め込まれます。

情報が必要な時は、検索でそのキーワードを入れてクリックすれば、目的の情報が瞬

時に表れます。

探し物のストレスフリーです。


この間隔を一度体感した人はもう後戻りできません。

一度、お試しあれ・・・

  

売上回復時の資金繰りを考える！

最近の経済指標には底打ちを示すものもあらわれました。

中小企業においては、そんな指標もまだ実感はありません。

しかし、いつまでも底なしに売上が低下し続けることは考えられません。

在庫調整が終了し、通常の状況には至らないまでも一定の線までは回復するはずで

す。


その時期はいつか？　短期的には5月以降でしょう。


しかし、ここには大きな試練が待っています。

それは、増産時にはキャッシュが必要になってくるということです。


具体的に説明すると、下請けの段階でも生産調整により手持ち在庫はできる限り圧縮

されています。

その状態で受注が増加した場合には、原材料の仕入れが必要になり当然加工するため

に人件費も増加します。


売上が計上され、それが資金化されるタイミングと原材料及び人件費の支払いにはタ

イムラグが発生しキャッシュアウト（現金支出発生）の状態になります。


この時に、通常であれば金融機関に増加運転の申込をするわけですが、それが金融機

関の本決算（5月）以降の時期にあたります。


金融機関の財務状況（ＢＩＳ基準）により最悪の場合は、中小企業に資金が回らない

ということも考えられます。

こうなると事態は最悪です。

中小企業の財務悪化により貸し出しに対する引当金が増加し、それが金融機関の資本

を棄損し、スパイラル状（螺旋上）に状況は悪化します。


中小企業としての対策は２つ。

1つ目が、財務諸表より資金繰り表を作成し早め早めに資金を調達すること。

もう1つが売掛金担保融資のように従来とは違った方法も取り入れるということです


緊急時には、少しの差が大きな差になります。

常に企業の財務諸表を羅針盤として、荒波を乗り越える覚悟が必要です。

そのためにも、事務生産性の向上によるタイムリーな計数管理が必須事項となりま

す。

それでは・・・
  

郵送物の受渡簿を電子化しませんか？

郵便物が相手に届いていないことは多々あります。

原因は、郵送中に事故で紛失してしまう場合と、相手先で迷子になっている場合が殆

どです。

この問題を解決するために、郵送物を配達記録で郵送したり、郵送物の受渡簿を作成

して対応します。


しかし、中小企業では郵便物の受渡簿は以外に作成していません。


その理由には・・・

・郵送物が届く事業所において部署が少なく少人数なため、郵便物が迷子になること
　
　は少ない。

・郵送物受渡の都度、受渡簿に記入するのが面倒である。



そこで、簡単な方法があります。

・郵送物を送る場合

　1.付箋に送る日を書き郵送物に貼ります。

　2.郵送物（付箋を貼ったもの）を複合機でスキャンニングしＰＤＦにします。

　3.ＰＣのフォルダー（「郵送物」とでもする）に、そのＰＤＦを保存。


・郵送物を受け取る場合

　1.不要になった封筒に受け取った担当者及び日付を記入する。

　2.郵送物（付箋を貼ったもの）を複合機でスキャンニングしＰＤＦにします。

　3.ＰＣのフォルダー（郵送物とでもする）に、そのＰＤＦを保存。


これで、電子化された郵便電子簿が作成されます。あとはこのフォルダーをネットワ

ーク上で共有化するだけです。


それでは、一度お試しあれ・・・




  

暗黙知を形式知へするための事務とは

会社は、複数の様々なスキルを持った人材が組織を形成し計画的に行動し、それがそ

の会社自体の経済行為となっていきます。


会社は、活動していく上で様々な機能を有します。その機能とは、原材料調達・生

産・販売・管理回収・会計・財務等です。


ここで重要となるのが、組織から組織、機能から機能または人から人へのコミュニケ

ーション伝達方法としての記録（事務）と、個人が保有する暗黙知を形式知にするた

めの記録（事務）です。

これらが実現できて初めて、会社が持つ知的資産を全体で共有することができます。


「事務」は言い換えれば、会社全体の結果をすべての関係者（経営者、従業員、取引

先、株主等）が共有するための重要なツールであり、且つ組織における業務遂行上の

伝達方法として必要不可欠な存在です。


しかし、実際のところ付加価値を生まない間接業務と扱われてしまう場合も多々あり

ます。


「事務」という括りを単純な記録の転記・集計作業と位置づけている会社は、本来事

務が持つ重要な機能を見落としている可能性があります。


差別化戦略の最大のツールは「事務」なのです。

それでは・・・
  

給与明細はまだペーパーベースですか？

会社から社員に対し1ケ月に1回、給料日に給与明細を渡します。


昔は、現金で支給された給与（給与明細含む）を家へ持ち帰り、それを家族が出迎え

ることによって父親の存在が子供にも明確に伝わりました。


しかし、今は殆どの企業が給与は銀行振り込みとなっています。

結果的に、給料日に奥様がキャッシュカードで現金を引き出すのが当然となりまし

た。


父親の威厳は地に落ち、薄っぺらな給与明細のみ家へ持ち帰るのが現実です。


さて、その給与明細ですが、紙ベースで支給される場合は、会社指定の用紙に印刷

し、それを給料日に本人に手渡すという流れです。


給与明細を貰った本人も、適正に保存（年度別のスクラップ等）している人は少ない

でしょう。


そこで、給与明細をPDF等の電子媒体で支給することが考えられます。


会社及び社員におけるメリットは・・・

・会社側は、給与明細を発行するコスト（消耗品、人件費等）を削減できる。

・個人は明細をPC等で簡単に保存できる。（源泉徴収票含む）


会社及び社員におけるデメリットは・・・

・会社及び個人とも給与明細のPDF等にセキュリティーが必要。


デメリットの解決策は、ソフトウエアにより簡単にセキュリティーが付与できます。


導入時の準備は必要ですが、利用してみる価値は十分あります。

時代の流れに合わせて現状の事務処理もも変化させましょう！

それでは・・・
  

変化を楽しむ習慣をつける！

世界的に見て日本人のホワイトカラーの生産性は低いといわれます。


しかし、ネット環境やパソコン・ソフトウエアの進化によってその状況は変化してき

ています。


そしてハード及びソフトウエアは、私たちがそれに慣れる前に進化していきます。

専門家以外ではなかなか追いつくことができないのが現状です。


XPからビスタに変わって喜んでいる人は少ないでしょう。

ワードやエクセルも2007に変わって便利になったはずですが、その機能を存分に利用

している人は一握りです。


ここで考えます。向上した機能をすべて利用する必要はないのです。


まず、自社の事務処理能力（人材、PC環境、ソフトウエア等）を考えて身近なところ

から1つづつ変化させ、それによって得た効果（変化）を楽しむことです。


例えば、・・・

ワードで作成した書類を紙に出力せずそのままFAXで送信する。

エクセルで作成した書類をPDFに変換してパスワードを付与しメール送信する。

ワード、エクセル、PDFを共有化してWEP上のストレージに保管する。

といったことは明日からでもできます。


自分たちで変化を造り、その変化による生産性の向上を楽しむことが重要です。


すると変化することが楽しくなってきます。

それでは・・・



  

中小零細企業におけるメールの取扱い方法！

従業員が１０名以下の中小零細企業においてもメールは必須アイテムです。

しかし、これには問題もあります。

一番多いのは迷惑メールです。通常のメールより迷惑メールの方が多いという会社もあります。

迷惑メールを削除するつもりが、取引先の重要なメールを消してしまいその結果、大切な取引に障害が出てしまったという笑えない話さえあります。

また、私的なメールや情報漏洩の防止も必要です。

様々な問題を解決する方法に「WEBメール」を利用するという方法があります。

最近では数々の無料のWEBメールがありますが、今回は代表例としてグーグルの「Gメール」を使った場合のケースを紹介します。



事前準備として以下の設定が必要です。


・社員全員のメールアドレスをGメールに設定する。

・お客様のメールアドレスをインポートする。

・お客様、送付書類、メルマガ等の用途別にラベルを作成する。

・お客様からのメールに対して、色の名前ラベルを自動貼り付けする。

・受信トレイには、お客様等の皆が見る必要のあるメールを置く。

・メールの返信及び送信に関しても全て１つのGメールから行う。

・通信障害に備えて、オフライン設定を行う。（自分のPCへの同期）


これで、メールのよくある３つの問題「迷惑メール対策」「メールの迷子」「メールの情報管理（各人のメールの受送信管理）」が解決します。

一度、お試しあれ。

それでは・・・

  

事務作業における１件の入力ミスが与える影響は？

今回のテーマは、通常見過ごされている損失を顕在化してみようと思います。


どこ会社の事務作業にもコンピュタへの入力作業は発生します。

工場の製造物であれば形や出荷前の動作検査で大体の不良化はチェックできます。


事務作業は、基本的に個人作業でありブラックボックス化しているため不良化がある一定の時期まで顕在化しません。

しかし、その影響は後に大きく表れます。


例えば、１つの請求書の発行から入金までの事務作業を例にとって考えます。

ある事務担当者が請求書を発行します。

次に取引先からの入金を銀行で確認して入金作業を行います。

ここで例えば、ある得意先の入金処理を誤り売掛金の消しこみを失念したとします。

本人は故意でないため、それに気づきません。そのあとどのような影響が考えられるでしょう。

まず、未入金として次回の請求書が発行され郵送されます。

取引先へ到着後、通常の仕入管理や経費管理されているお会社であれば、当然支払した処理がされていないためクレームが付きます。（中小企業の中には、請求書の金額をそのまま支払ってくるところも多く、この場合には処理が一段と複雑化していきます。）

この時点で初めて処理ミスが発生します。

ここからその入力ミスに対しての修復作業が始まります。

すでに、締日で売掛金の債権が確定しています。

会社の財務状況も確定しているわけで、財務情報の変更という作業も追加されます。（売掛金管理されている中小企業であれば締め処理と売掛金残高照合時点でミスは確認できます。）

請求書の再発行となりますが。通常の販売管理で締め作業が終わっている場合、過去に遡って修正するには当然管理者の了解がいります。（管理者の賃金コストは高い）

また、売掛金が動くと、会計情報（毎月の貸借対照表も変更が必要になります。）の変更は経理部に依頼することになります。

当然担当者及び管理者の修正作業が必要となります。ここでも多くの人件費が発生します。


当然、コストばかりでなく社外的な信用も低下してしまいます。


以上はほんの一例です。

他にも、売り上げ計上漏れや、在庫入力の間違い、タイムカード処理の誤り等が考えられます。


過去にある中小企業のタイムカード入力について調査したところ。（１５０人のパートのタイムカードを手入力してるケース）

入力ミスの確率は１．５％程度。１５０人の平均出勤日数１０日でデータ数は１５００（データ数　１５０人×１０日）です。何と２３件も入力ミスがありました。

これをチェックして修正するのにまた作業が追加されます。

データ修正後、給与パッケージソフトに入力終了後の変動データ（勤務時間、残業時間、賄い他）を入力します。

ここでも同様のエラーが発生します。再度、チェック作業が追加されます。

この繰り返しが、毎月ルーチン作業で行われます。関連部署は忙しくなるわけです。


これからやってくる大不況を乗り切るには、企業として付加価値を生む作業に集中するしかありません。

当然に発生するミスに対して作業を構築するのではなく、ミスが発生しないような方法を構築することが重要です。

その解決方法は電子化です。

「人が集計する作業」「人が入力する作業」「人が転記する作業」をコンピュタで
処理し、照合し、突合します。

１万件のデータ処理も一瞬で行い、間違いはありません。

今、中小企業においても仕組みさえ構築すればその処理は可能です。

一度、お試しあれ！

それでは・・・
  

書類をFAXで送っていませんか？

先日、ある新聞記事で弁護士のFAXの誤送信の記事を見かけました。

よく聞く話です。特に弁護士や税理士などの士業は大量の情報を企業間でやり取りします。それも企業の重要情報です。

個人情報保護法が施行された時に、FAX送信に関して送付先の環境を考えてから送信することが常識でした。

人間のすることには、悪意でなくとも必ず失敗は発生します（以下、ヒューマンエラーとする。）

例えば、FAX送信先やメール送信先を間違えたとか？中には、請求書の送付先と中身が違ったとか？

企業間の情報のやり取りにスピードが求められる時代です。ヒューマンエラーが発生する確率は以前より高くなります。

時には、それから大問題が発生し、損害賠償に繋がることも考えられます。

スピードを向上させ（事務生産性向上）且つヒューマンエラーによるリスクを軽減するためには、情報にパスワードを付与することです。

流石に紙の情報にパスワードを付与するのは大変です。


そこで対策としては、以下の方法が考えられます。

1.紙でやり取りしていた情報をＰＤＦに変換する。

2.ＰＤＦにパスワードを付与する（開封のＰＷ、内容改善のＰＷ、印刷のＰＷ）

3.送信履歴を管理する（何時、誰が、どこへ）

4.メール送信の事実検証のために電子署名、タイムスタンプ、ＢＣＣによる第三者送信を実施する。

5.最終的には、そのＰＷが動的にコンントロールできるような方法を考える。（動的コントロールとは、手元から離れた書類のＰＷを発信側でコントロールできること。）

最後の5に関しては技術的なことが必要ですので、将来的な話となります。


以上、一度自社の書類の送信状況を確かめてみてください！

以外に大きなリスクが潜んでいるかもしれません。

それでは・・・

  

コストダウンと新規事業

最近の経済状況は劇的に変化しいます。

今までの概念を変える必要があります。


通常の循環的構造不況であれば、不況期には数％程度（５-２０％）のコストダウンで何とかなりました。

周期的な回復も見込まれるため期間も限定的でした。

しかし、今回の大不況は基本的な構造を変えてしまうよな大きなインパクトがあります。

ルールが変われば、周期もありません。今の状態がこれからいつまで続くのかは分かりません。

この様な状況において、場当たり的なコストダウンでは解決策とはなりません。

収益のルールも変えなければなりません。

自社の強みを棚卸して、ターゲットを絞り込んだ新規事業（新製品開発・新規販売チャネル構築）を起こす必要があります。

しかし、これには人手もコストもかかります。

「伸びる」前には「縮む」必要があります。これがコストダウンです。

目的をもったコストダウンには希望があります。それによって思い切った手段をとることも可能です。

また、時間も重要です。劇的なコストダウン実行しながら、1年以内に新規事業の目途を立てる必要があります。

「時間」も「お金」も中小企業においては限られた資源です。

時間を稼ぐためには専門家の利用も有効です。

また、自治体及び金融機関のマッチング機能を利用するのも１つの方法です。


これからは、「大きな企業」や「優良な企業」が生き残るのではなく、変化に対する行動をいち早く採った企業だけが生き残る権利を手にします。


それでは・・・




  

事務生産性とリスクを解決するものは

事務生産性を向上させるために電子化作業は不可欠である。

精度を上げるほどスピード（生産性）は向上するが、その分ぜい弱性を抱え込む。

たとえば「どこでも、いつでも」ということはアクセス機会は増すがリスクも増え、その分セキュリティー対策が必要となる。

過度のセキュリティーは結局、生産性を低下させてしまう。

これは永遠のテーマかもしれない。

たとえばリスクを物理的リスクと人間系のリスクに分けた場合、圧倒的に後者が多い。

やはり、最終的には人の意識レベルが重要で、それを醸成するには教育が必要だ。

教育というものは、計画的及び長期的に行う必要がある。近年の雇用形態を考えると実施するのは非常に困難を極める。

難しいからと言って諦めてはいけない。そこに大きなチャンスが潜んでいる。


教育パターンは以下のとおり。

1.仮説を立てとにかく実行する。

2.実行する場合は、あまり大きすぎない規模で行う。

3.実行を続けると必ず失敗する。

4.失敗の原因と対策を複数考える。

5.複数の対策を実行して、その成果と対策のバランスを考える。

6.この行動をパータンを続ける。（一定期間：1年、3年、5年）

7.インフラ環境は日々変化している。過去の固定概念を捨てる。

8.一定の期間を決め、成果に対して定点観測する。

9.成果を体感すると、モチベーションが上がり、人間系のリスクが低下する。

10.教育から自育（自分で育つ）に変化する。


一度、試してみてはいかがですか？

必ず、何かが変わります！
  

大不況時の事務の在り方

中小企業の事務管理を大きく分けると３つに分類されます。

１つ目は、「営業事務」。納品書から請求書の発行と売掛金の管理等が挙げられます。仕入の納品書チェックから支払処理も含まれます。

２つ目は、「給与事務」。毎月の給与計算、社員の入退社における社会保険・雇用保険の届け出、労働保険関申告書及び年末調整関係書類（源泉所得税、市町村民税関係）書類の作成です。

３つ目は、「会計事務」は、毎月の会計処理（貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー表等）と決算申告についてです。

多少余力のある会社は２つ目の「給与事務」を社会保険労務士へアウトソーシングします。

３つ目の「会計事務」は多かれ少なかれ税理士税理士へアウトソーシングされています。

本来この３つの業務の関連性は非常に強く、また金融（銀行業務）との関係も影響大です。

このすべての業務を１か所にアウトソーシングすることによってシナジー効果が生まれ、そこにITを利用することによって劇的な生産性向上が達成できます。

当社においても試験的にトライアルを重ね５年ほど経過しました。確実に効果が上がることが証明されました。

詳細を述べるには文章だけではイメージが掴みにくいため、動画コンテンツを作成中です。

完成した暁にはご報告させていただきます。

それでは・・・

  

電子申請のメリットとは

手続きや申請に関して最も有効な手段はやはり電子申請です。

諸外国では非常に進んでいる国はありますが、日本はどうも遅れ気味です。

メリットは時間の節約と物理的コストの節約の両方が考えられます。

具体的に「社会保険等の手続き」を電子申請で行った場合を考えてみます。

従来の方法は、所定の紙用紙に必要事項を書き込み事業所の署名と代表印を押印します。承認書類が到着するまで時間がかかるので一部コピーをとり保存しておきます。

次に必要書類を社会事務所へ持っていきます（車か電車を利用）。

そして、承認後郵送されてきた書類を確認してファイリングします。

以上の工程における所要時間と人件費・消耗品・交通費等の経費が新たな付加価値を生むことはありません。


これに対して手続きを電子申請に変えた場合にはどうなるでしょう。

パソコン上で必要な情報を指定されたソフトへ入力します。このとき必要なデータは、パソコンのハードディスクへ保存します。

次に、電子申請用のデータをクリックし電子署名と電子証明書を付けて、送信（クリック）します。この手続きはは365日24時間いつでも自由です。（インターネットがなせる技！）

後はホームペジ上の状況照会を見ながら「受付中」「審査中」「承認」「決定」と進み、その都度メールで連絡が来ます。

最後にの紙の通知書に変わって電子化された通知書が送られてきます。これをそのままパソコンへ保存します。


一連の手続き作業を比較した場合のパフォーマンスを考えるとその生産性は劇的に上昇します。

しかし、同時にデメリットも存在します。

電子申請の場合の初期段階でハードルが高いということです。

それは、認証を受けるための本人確認のための申請が必要です。また、ソフトの利用方法にも使いにくさを感じます。

これらが解決されれば電子申請の利用は飛躍的に増えるのではないでしょうか？

それだは・・・  

文書の電子ファイリングは内部統制のため？

文書の電子ファイリングというと、保管場所や消耗品の削減というような経費削減のイメージがありました。

最近は、電子ファイリングの本質は「経営管理」や「内部統制」のためであるということが言われるようになってきました。

１つには企業活動について記録することが重要であり、記録から状況を判断し、修正行動を起こし、その結果を記録し、分析し、再度企業活動に生かしていくというものです。

もう1つには、企業活動を文書記録に残すこと、それをモニタリングすることによって企業のモラールの維持とステークスホルダーに対する説明責任を果たすというものです。

企業は活動結果を記録することから全てが始まります。その記録が正しく行われることが重要です。これを実行するために情報技術（ＩＴ）を利用すべきです。

決して大企業だけのものではありません。中小零細企業にとっても重要な部分となります。

最近は、ＩＴの先端企業によって、無料でも素晴らしいサービスが提供されています。使うか使わないかはその企業の自由です。

こういう時こそ新しい流れを導入してみてはいかがですか？きっと社内の風が変わります。

それでは・・・