http://assist.livedoor.biz/ 中小企業の事務処理について「見える化による生産性向上」をテーマに、実践してきた成果を少しでも多くの人に伝えることで、変化への道先案内人となります。 ja http://assist.livedoor.biz/ http://image.profile.livedoor.jp/icon/fp_assist_60.gif http://assist.livedoor.biz/archives/52036859.html ＮＡＳ（Network Attached Storage）とは、ネットワークに直接接続して使用するファイルサ ーバー専用機のことです。 中小零細企業で、３～４台のパソコンをネットワーク化する場合、サーバーだけでなくＮＡＳ を利用することも選択肢に入れるべきです。 従... fp_assist 2009-11-18T13:51:39+09:00 内部事務
ーバー専用機のことです。


中小零細企業で、３～４台のパソコンをネットワーク化する場合、サーバーだけでなくＮＡＳ

を利用することも選択肢に入れるべきです。


従来、事務作業で利用するデータは、エクセル、ワード、パワーポイントや経理・販売・給与

アプリケーションソフトでしょう。

１台あたりのハードディスクの使用容量も１００ギガ未満が殆どです。

４台のＨＤＤを全てバックアップしても、ＮＡＳの容量が１テラあれば十分です。

私が最近購入したＮＡＳは２テラで５万円弱でした。

このＮＡＳは、データをフォルダー毎に保存指定することができますので、それぞれのＰＣの

必要なフォルダーだけ指定すればバックアップできます。

また、リモートによるスケジューリングバックアップ機能（決められた曜日の決められた時

間）により、知らない間に自動バックアップされています。

バックアップの世代管理（曜日別にデータを自動バックアップする）の設定も可能です。

難を言えば、自動バックアップするのに時間がかかるため、その間はパソコンを起動しておか

なければならないというところです。

ビスタ以降のＯＳであればスリープ機能があるので心配無用です。

その他にも便利な機能が満載です。

設定していて感じたことは、家のパソコンのネットワークに接続してもよいと思いました。

デジタルカメラの画像データ・アイポッドの音楽データ・デジタル放送の動画データをＮＡＳ

に保存し、どこのパソコンからも利用できれば家族が持つソフト資産を共有でき、且つバック

アップもできるわけです。

デジタルＴＶとも連動が可能で将来的には、リビングに１台ということになりそうです。

それでは・・・]]> http://assist.livedoor.biz/archives/52032777.html 今も、クライアントから売上不振に対する相談がありました。 人件費である給与体系を見直し、成果主義の度合いを高めることによって従業員モチ ベーションを向上させ、売上増加に繋げたいとのことです。 賃金というパイを売上に連動させ、その中で適正配分し、やる... fp_assist 2009-11-11T13:09:00+09:00 経営一般
人件費である給与体系を見直し、成果主義の度合いを高めることによって従業員モチ

ベーションを向上させ、売上増加に繋げたいとのことです。

賃金というパイを売上に連動させ、その中で適正配分し、やる気を引き出さそうと考

えているようです。

しかし、売上が継続的に下落している今、殆ど全員賃金が減少します。よくて現状維

持です。

結果的に賃金でモチベーションを向上させることは困難です。


モチベーション（働く意欲）は、一体どこからくるのか？


生理的欲求（食べる・眠る等）が満たされる現在、組織的欲求が求められます。

これは、自身が組織に帰属し、その存在感が認められることです。

もっと簡単にいえば、１つの運営主体（事業部・店舗）の中で自分の役割を果たし、

必要性を組織から認められることです。

この時、人は働いていると実感する。

行動パーターンの特徴は、従業員が主体的に考え、行動し、結果を検証し、再行動を

するというものです。


相談してきた経営者も、これを望んでいます。


しかし、それを実現するには経営者が経営戦略（これから進む事業の方向性を皆に分

かるようにする）を立て、戦略に基づく一貫性をもったフレームワーク（商品・価

格・販売促進・プロモーション・賃金体系）を構築する必要があります。

これが、経営者の仕事です。


後は、現場レベルで戦術（具体策）に落とし込み行動するだけす。

必然的に組織は活性化し、従業員の労働に対するモチベーションは向上します。

不況期こそ、経営者の考え及び行動が企業の存続可能性を決定します。

それでは・・・


]]> http://assist.livedoor.biz/archives/52028452.html 帳票を電子化する場合、データのバックアップがとても重要です。 コンピュータのハードディスクは結構壊れます。 時には新品で購入しても、1年程度で壊れてしまうこともあります。 中小企業では、外付けのＨＤＤ（ハードディスク）やファイルサーバーに保存するこ... fp_assist 2009-11-04T11:38:53+09:00 内部事務
コンピュータのハードディスクは結構壊れます。

時には新品で購入しても、1年程度で壊れてしまうこともあります。


中小企業では、外付けのＨＤＤ（ハードディスク）やファイルサーバーに保存するこ

とが多いと思います。

しかしこれとて、１００％というわけでなく壊れてしまうことも多々あります。


最近の外付けのＨＤＤ（ハードディスク）やファイルサーバーには複数のハードディ

スクが組み入れられ、１つのＨＤＤが壊れても他のＨＤＤがサポートする仕組みにな

っています。


しかし、落雷・火災や水没にはこれとて万全ではありません。


最終的には、「機器（コンピュータ・ＨＤＤ等）」と「場所」でデータを分散化する

必要があります。

例えば、社内の機器（コンピュータコンピュータ・ＨＤＤ）に関しては、外付けＨＤ

Ｄやファイリサーバーに対して世代管理（曜日別管理等）で保存することでトラブル

に対処しします。

外的な要因（落雷、火災、水没等）に関しては社内の外付けＨＤＤやファイルサーバ

ーのデータをウエブストレージ（インターネット上のデータ保管庫）に同期すること

によって対処します。


今は無料版のウエブストレージも沢山あります。一度、利用してみてください。

それでは・・・]]> http://assist.livedoor.biz/archives/52023519.html 仕事を分業化し専任することによるメリットとデメリットはどのようになるか？ メリットは、以下の通り。 1、習熟度が上がり、1つの作業に対する生産性が向上する（1時間当たりの仕事量が増える） 2、仕事に対する理解が深くなり、より高度な仕事を同じ時間で消化すること... fp_assist 2009-10-27T11:57:20+09:00 内部事務

メリットは、以下の通り。

1、習熟度が上がり、1つの作業に対する生産性が向上する（1時間当たりの仕事量が増える）

2、仕事に対する理解が深くなり、より高度な仕事を同じ時間で消化することが可能。（密度の向上）

3、責任が明確化され、自分の仕事という意識が強くなる。（意識の向上）



逆にデメリットは・・・

1、業務がブラックボックス化し、本人以外にその内容がわからない。（業務処理のリスク）

2、生産性は個人により格差があり、ピークを極めた後は徐々に低下していく。（生産性の慢性化）

3、モニタリング（監視機能）が働かないため、善意のミスが発生していても見逃してします。（人為的ミスのリスク）



「分業化」のメリットを享受しつつデメリットを防止する1つの方法としてジョブローテーション（配置転換）が有効です。


中小企業は兼業も多く、人員も限られているため簡単ではないが導入方法を確立すれば問題はありません。


例えば、業務を「見える化」しその役割を明確化することによって、その順番を変えるだけで配置転換は可能です。


簡単に考えると、事務処理の「フルーツバスケット」状態を作るだけです。


最初に生産効率は低下しますが、時間の経過と伴に全員のステージが徐々に上がって、全体的な生産効率は上昇していきます。

一度、お試しあれ。

それでは・・・


]]> http://assist.livedoor.biz/archives/52019356.html 社内で作成される帳票書類には全て期日が存在します。 社内で加工及び編集される帳票書類はたくさんあります。 提案書、見積書、納品書、請求書、給与明細書、銀行振込票等がその帳票です。 これらの帳票書類は定例（毎月20日・25日・月末）または取引先の都合によりラン... fp_assist 2009-10-20T15:33:37+09:00 経営一般
社内で加工及び編集される帳票書類はたくさんあります。

提案書、見積書、納品書、請求書、給与明細書、銀行振込票等がその帳票です。


これらの帳票書類は定例（毎月20日・25日・月末）または取引先の都合によりランダ

ムに作成されます。


突発的な出来事が発生したり、連休によって業務がタイトになることもあります。

例えば、新型インフルエンザによって事務担当者が全て欠勤した場合に、給与計算や振

り込み手続きが遅滞してしまった場合はどうなるでしょう。


当然、従業員の生活に影響を与えます。絶対守らなければならない期日の１つです。


そのためには、各帳票が持つ期日、作業担当者、それを管理する責任者が必要です。


有効な対策は、「見える化」して流れを共有することです。必然とモニタリング機能が

働きます。


最近は、フリーソフトで使いやすいガントチャート（工程管理表）や無料のグループフ

エアが存在します。


その気になれば、初期コスト「0」円で導入可能です。


一度、簡単なところから「見える化」を試してみてはいかがでしょうか？

それでは・・・]]> http://assist.livedoor.biz/archives/52016348.html 事務処理の多くはルーティン業務（定型業務）です。 結構複雑な処理も馴れると迅速に処理できます。 しかし、ここに落とし穴があります。マンネリ化です。油断と言ってもいいかもしれ ません。 これにより単純ミスが発生してしまうのです。どんな優秀な人でも起... fp_assist 2009-10-15T17:33:34+09:00 内部事務
結構複雑な処理も馴れると迅速に処理できます。

しかし、ここに落とし穴があります。マンネリ化です。油断と言ってもいいかもしれ

ません。

これにより単純ミスが発生してしまうのです。どんな優秀な人でも起こりうる現象で

す。


防止策の１つが「チェックリスト」による検証です。

この「チェックリスト」には具体的なチェック項目及び「作業者」と「チェック者」

によるダブルチェックが必要です。

これに期日が入っていれば尚良しという感じです。


ただ、このチェックリストも毎月同じ流れで処理ていると、効率を重視するあまり手

抜きが発生する可能性があります。

周期的に「作業者」及び「チェック者」を変更する必要があります。


では、どのような状況がミス防止につながるのか？

それは、高度なスキルを身に付けた初心の状態です。

もっと簡単に言うと、経験を重ね技術力は向上させた上で、初めて業務に携わる緊張

感を常に維持するということです。

簡単なようで難しいことかもしれませんが、意識して取り組むことによって実現可能

です。

それでは・・・]]> http://assist.livedoor.biz/archives/52012567.html 紙ベースの電子化に必要なハードウエアといえばスキャナーになります。 そして、電子化されたＰＤＦに必要なソフトウエアはＰＤＦライターであったり文書 管理ソフトです。 一口にスキャナーといっても、１台数万円～数百万円のものまであります。 ハードウエア... fp_assist 2009-10-09T10:22:03+09:00 内部事務
そして、電子化されたＰＤＦに必要なソフトウエアはＰＤＦライターであったり文書

管理ソフトです。

一口にスキャナーといっても、１台数万円～数百万円のものまであります。

ハードウエアの選択は、組織における目的と用途によって決定されます。


例えば、１フロアーで５０人～１００人程度の人がいるのであれば、センターマシン

として複合機（スキャナー付）が必要になってきます。

また必要なソフトウエアも個々の出力管理やセキュリティーを中心としたものになり

ます。


中小企業の場合、事務員が１～２名で営業員が数名程度であれば、簡易型のスキャナ

ーでも十分です。

最近は簡易型（３～５万円程度）と言えども機能は十分です。しいて言えば処理速度

が遅い程度です。

付属しているソフトウエアも文書管理に関するソフトとＰＤＦ編ソフトが付与されて

います。


習うより慣れろです。


現状、電子化すると効果が高い書類から（契約書、見積書、請求書等）電子化して保

管管理する習慣をつけましょう。

それでは・・・]]> http://assist.livedoor.biz/archives/52007327.html 中小零細企業で事務処理する人員は同族関係者か非正規社員（パート）が多いのが現実です。 同族関係者で一番多いのはやはり社長の奥さんでしょう。次にご兄弟またはご両親と いう感じです。 事務処理は、コストという意識が強く、人件費を極力抑えるために少人数化で... fp_assist 2009-09-30T17:39:28+09:00 内部事務
同族関係者で一番多いのはやはり社長の奥さんでしょう。次にご兄弟またはご両親と
いう感じです。

事務処理は、コストという意識が強く、人件費を極力抑えるために少人数化で対応
し、中にはその他の業務（営業補助又は製造補助）を兼務する場合もあります。

零細企業に至っては、短時間パート社員が全ての事務処理をしているところも多々あ
ります。

同族関係者以外の非正規社員（パート社員）は、人件費は安くすむかもしれませんが、転職する確率も高くなります。

この時の引き継ぎが非常に重要になります。

正確なマニュアルや引継書を中小企業で見たことはほとんどありません。

口頭による引き継ぎが中心となるでしょう。

人の記憶は24時間すると7-8割は記憶から消えていきます。

その時分かったつもりでも後で処理しようとすると、どうしてよいのかわからないこともあります。

すぐ誰かに聞ける体制があればよいのですが、小人数化、非正規社員化、同族関係者という状況では簡単なことではありません。

そんなときに動画によるマニュアルがあれば心強いと思います。

動画マニュアルは決して難しくありません。

引継の状況をビデオ録画し、少し編集すればよいと思います。

大げさな文書によるマニュアルよりずっとわかりやすいと言えるでしょう。

事務処理も電子化が進んでいます。せっかく作ったマニュアルもすぐ陳腐化してしまいます。

運動会のお遊戯を撮影する感覚で、「事務の引継書」を動画マニュアル化してみてはいかがですか？

一度、お試しください。

それでは・・・

]]> http://assist.livedoor.biz/archives/52000195.html 最近、パソコンの価格が急激に下がってきました。 特にノートパソコンは、ミニノートの登場に引きずられる形で価格が下落していま す。 ここまでパソコンが安くなってくると、中小企業でも事務員に1台、営業マンに1台と いうことにもなってきます。 パソコンを導... fp_assist 2009-09-18T11:01:32+09:00 内部事務
特にノートパソコンは、ミニノートの登場に引きずられる形で価格が下落していま
す。

ここまでパソコンが安くなってくると、中小企業でも事務員に1台、営業マンに1台と
いうことにもなってきます。

パソコンを導入すれば事務生産性が向上すると考える経営者は多いでしょう。

しかし、実際はパソコンが普及すると仕事も個別化し、コミュニケーションが不足しがちになります。

会社の仕事の生産性を向上させる秘訣は、「部分最適」より「全体最適」を優先させることです。しかし、個別化は相反する状況を生み出してしまいます。

この課題を解決する１つの方法として、社員の全員のスケジュールを「見える化」するということが考えられます。

具体的には、全員のスケジュールをＩＴツールを利用し共有化することです。

決して難しいことはありません。

クラウド型のスケジューラがお勧めです。

たとえば、グーグルアップスであれば、インターネットに接続できる環境であれば、どこからでもスケジューラにアクセスでき、確認や変更がリアルタイムでできます。

まずは始めてみることです。

そこから課題が見え、修正が可能です。

それがいつかは大きな差となって現れます。

それでは・・・


]]> http://assist.livedoor.biz/archives/51995048.html 中小企業といえども、事務所に複合機がないところは珍しくなってきました。 この２年以内に購入したものであれば、殆どの種類にスキャナー機能が付いていると 思います。 しかし、実際のところ日常業務にこのスキャナーを活用しているとことは一部です。 何... fp_assist 2009-09-09T14:01:31+09:00 内部事務

この２年以内に購入したものであれば、殆どの種類にスキャナー機能が付いていると

思います。

しかし、実際のところ日常業務にこのスキャナーを活用しているとことは一部です。


何故、今スキャナーが重要か？


事務生産性向上には帳票関係を「電子化」し、ハードウエアとソフトウエアの全体最

適を図ることです。


「電子化」の一番の問題点は、紙の書類を「電子化」することです。それも簡単に。


現状の複合機でスキャニングしてそれをサーバーや自分のパソコンに転送するにはひ

と手間かかります。


これが、ボトルネックになってきます。


当社でも、最初は複合機を利用していましたが、今は卓上スキャナーを１人１台用意

しましいた。

費用は、ファイリングソフトが付与されて３-４万円程度です。


この方法を取り入れてから、紙ベースの書類の電子化及びセキュリティー化が飛躍的

に進みました。


事務生産性の向上の三種の神器は、「デュアルモニター」「卓上スキャナー」「クラ

ウド」です。

一度、お試しあれ・・・
]]> http://assist.livedoor.biz/archives/51991431.html 新型インフルエンザがいよいよ猛威をふるってきました。 現状認識では、９月下旬から１０月中旬においてピークを迎えそうです。 中小零細企業は、大企業のようにコストをかけてＢＣＰ（事業継続計画）を作成する ことは現実的でなく、既に時間的猶予もありません... fp_assist 2009-09-03T14:21:02+09:00 経営一般
現状認識では、９月下旬から１０月中旬においてピークを迎えそうです。


中小零細企業は、大企業のようにコストをかけてＢＣＰ（事業継続計画）を作成する

ことは現実的でなく、既に時間的猶予もありません。

できるとことからやっていくということです。



具体的にすぐできることとは・・・

１.資金的余裕も持っておく（できる限り早い段階で資金調達する）

２.経費関係においてシミュレーションし最大限のコスト削減方法を考える。

３.家賃に対して、家主に店舗閉鎖になったときの支払減額を依頼しておく。

４.人件費に関して、有給及び休業補償かの判断基準を設けておく。

５.店舗閉鎖により休業した場合の人件費等について助成金の利用を考える。

６.復帰のめどの期間をシミュレーションしてキャッシュフローを考える。

７.政府系の緊急融資及びリスケジュールを考える。

他にも業種の特殊性によって準備することはあると思います。


一刻も早くシミュレーションをして対策の実行にとりかかることです。

それでは・・・
]]> http://assist.livedoor.biz/archives/51985800.html 最近の経済状況により売上が低下してくると、経費の縮小という話題になります。 経費の中で最大のウエイトを占めるのが人件費です。 売上の下落率と同率に人件費を削減することは不可能です。 しかし、事は簡単でありません。その状態を続けているといつか破綻しま... fp_assist 2009-08-25T11:56:52+09:00 経営一般
経費の中で最大のウエイトを占めるのが人件費です。

売上の下落率と同率に人件費を削減することは不可能です。

しかし、事は簡単でありません。その状態を続けているといつか破綻します。

モチベーションを維持しながら人件費の全体最適を考えます。


当面は外注化していたものを内製化します。

次に、一人当たりの作業量を増やすのでなく生産性を向上させ、一人当たりの作業量

を減らします。

これにより、全くフリーの人員が複数人できるはずです。

これらの人員により、新しく目指す事業領域を考え、顧客ターゲットを絞り込みま

す。（特攻部隊の編成：人材の選択と集中）


最後に、自社の差別化された商品及びサービスをその顧客ターゲットへ伝える方法を

考えます。（新たなる収益源の発掘：時間の集中化による成果）

中小企業は少ない予算で最大の効果を上げる方法を考えなくてはなりません。

業界の展示会や、インターネットを利用した販売方法は有効です。


後は、時間との勝負です。

マイルストーンを決め、確実に前進して行くのみです。


「不安」や「迷い」は誰にでもあります。実行によりそれを解決するしかりません。


とにかく動きだすことが重要です。そうでなければ何も変わりません！


その時、いちばん重要になるのが「人材」です。ピンチをチャンスに！

それでは・・・



]]> http://assist.livedoor.biz/archives/51982267.html 企業が成長していくには、必ず経営戦略が必要になってきます。 過去の延長線上の活動だけであらば、徐々に衰退してゆきます。 この極めて重要な「経営戦略」について、明確に文書化し、全社員で共有化している 中小企業は意外と少ないのが実際です。 殆どの企業... fp_assist 2009-08-19T15:25:32+09:00 経営一般
過去の延長線上の活動だけであらば、徐々に衰退してゆきます。

この極めて重要な「経営戦略」について、明確に文書化し、全社員で共有化している

中小企業は意外と少ないのが実際です。

殆どの企業は、「経営戦略」は「経営計画書の作成」と勘違いしています。


「経営戦略」は、経営理念（企業が目指す方向）を数値化し目標を立て、行動し、目

標との差を分析し、再行動する仕組みをいいます。

「経営計画書」はそれを文書化する部分なのです。


「経営戦略」とは・・・

　１.経営理念を文書化する。（本来あるべき姿を文書化：理想の姿）

　２.現実と理想のギャップを把握する。（問題点の抽出）

　３.解決策を立て、具体的な数値化計画をたてる。（数値化）

　４.ベンチマークとする数値目標の設定。目標とのかい離分析。

　５.修正行動をとる。評価する。

　
「経営計画書」とは・・・

　「経営戦略」を具体的に文章化したもの。


　これからの厳しい時代を生き残る条件は、戦略をもった企業活動を行うことです

　それでは・・・

]]> http://assist.livedoor.biz/archives/51974228.html 「単純なミス」は事務生産性を低下させます。 しかし、その「単純なミス」が何故発生したかを考え、対策を講じ、習慣化すること によってそれは「改善」となります。 残念なことに中小企業においては、事務処理は補助業務となるためこの「単純なミ ス」は放... fp_assist 2009-08-06T12:02:02+09:00 経営一般

しかし、その「単純なミス」が何故発生したかを考え、対策を講じ、習慣化すること

によってそれは「改善」となります。


残念なことに中小企業においては、事務処理は補助業務となるためこの「単純なミ

ス」は放置されているのが現状です。


「単純なミス」は、放置しておくと増殖し、更なる大きな問題を起こします。


皆さんは、「ハインリッヒの法則」をご存知でしょうか？


＊ハインリッヒの法則とは、1つの重大事故の背後には29の軽微な事故があり、その背　
　景には300の異常が存在するというもの。


よって「単純なミス」は会社の信用に大きく影響する事象にまで広がる可能性があり

ます。


纏めると、「単純なミス」が発生した時点で対応し改善すれば、事務生産性は向上

し、会社として大きな問題になる前にその芽を摘む効果があります。


日々発生する小さく「単純なミス」を、見逃さないことが重要です。


それでは・・・

]]> http://assist.livedoor.biz/archives/51969940.html 中小企業においても、文書ファイルの共有化は徐々に進んでいます。 でも１００社中２０社程度が現状でしょうか？ 「文書ファイルの共有化」をもっと具体的に表現すると、ワード、エクセル、パワー ポイント、ＰＤＦ文書を専用のサーバーに保存し、いつでも使用・... fp_assist 2009-07-30T10:52:27+09:00 内部事務
でも１００社中２０社程度が現状でしょうか？


「文書ファイルの共有化」をもっと具体的に表現すると、ワード、エクセル、パワー

ポイント、ＰＤＦ文書を専用のサーバーに保存し、いつでも使用・再生が可能という

ことでしょう。


ここから、もう一歩進むと簡単な「電子文書管理システム」ということになります。

これは、上記の電子文書を属性別に区分し、利便性を増すという感じです。（具体的

には、紙の文書をファイリングするように電子文書をファイリングするというもので

す。）


しかし、事務処理の中心はまだ紙媒体です。（どうしても紙でなければならない書類

もあります）


「文書ファイルの共有化」を図る場合、紙媒体を電子化することが必要です。


しかし、それをスキャナーすることが障害となっています。


今は、事務所の中心に複合機（プリンター・コピー・ファックス）がありそれにスキ

ャナー機能が付加されています。


よってコピーを取る感覚でスキャンニングできるはずです。

ただその習慣と利用目的が明確になっていないため、紙書類の電子化普及に弾みがつ

きません。


そこで、当社が試験的に取り入れた方法が、「モニターのデュアル化（画面が２

台）」と「ミニスキャナー化（ＰＣ１台にスキャナー１台）」と「セル方式（自分で

紙文書の電子化処理を完結させる）」を導入しています。


特にセル方式に関してはルール化が必要です。また保存方法（廃棄含む）をどうする

かも重要です。


現在試験中ですが、極めて好評です。


事務改善も続けて深堀していくと「発見」と「変化」を感じ、いつしか楽しみに変わ

ってきます。


今後も、更にトライアルしていきます。それでは・・・]]>